Olia

Clients & Sociétés

La base Clients regroupe toutes les entités (sociétés et particuliers) avec lesquelles vous travaillez : clients directs, apporteurs d'affaires, fournisseurs…

Personnes morales vs personnes physiques

Olia distingue deux types de fiches :
  • Personnes morales (sociétés, associations, EI) — avec SIREN, TVA intracommunautaire, forme juridique, adresse du siège
  • Personnes physiques (particuliers) — nom, prénom, adresse personnelle
Cette distinction est importante pour la facturation : les mentions légales et les scénarios TVA diffèrent.

Créer un client

Depuis Clients, cliquez sur Nouveau client. Choisissez le type (société ou particulier) et renseignez les informations.

Pour une personne morale

  • Raison sociale
  • Forme juridique — SARL, SAS, SA, EI, association…
  • SIREN — 9 chiffres pour une société française (obligatoire pour la facturation électronique 2026)
  • Numéro de TVA intracommunautaire — au format FR12345678901 en France
  • Adresse du siège
  • Contact principal — nom, email

Pour une personne physique

  • Prénom et nom
  • Adresse
  • Email et téléphone

Validation TVA intracommunautaire (VIES)

Quand vous renseignez un numéro de TVA intracommunautaire d'un pays de l'Union européenne, Olia interroge automatiquement la base VIES (Vérification en ligne des Informations d'assujetti à la TVA) de la Commission européenne pour vérifier :
  • Que le numéro est valide et actif
  • Que la raison sociale associée au numéro correspond à celle que vous avez saisie
Un numéro non valide n'empêche pas la création de la fiche, mais il bloque l'émission de facture B2B intra-UE — pour éviter que vous émettiez une facture avec autoliquidation vers un numéro fantaisiste, ce qui vous exposerait à un redressement TVA.

Détection des scénarios TVA UE

Olia analyse le pays du client, son statut (personne morale ou physique) et le vôtre pour déterminer le scénario TVA applicable à toute facture :
  • B2B intra-UE — TVA non applicable, autoliquidation
  • B2C intra-UE — TVA du pays du cabinet
  • Hors UE — TVA non applicable (exportation de services)

Fiche client

En cliquant sur un client, vous voyez :
  • Informations générales
  • Dossiers liés à ce client
  • Factures émises pour ce client (statut, montants, historique)
  • Contact principal et éventuels contacts secondaires

Fusionner deux clients

Si vous avez créé accidentellement deux fiches pour le même client, contactez le support (raphael@kema-studio.com). Une fonction de fusion en libre-service est prévue dans une prochaine version.

Archiver un client

Pour retirer un client de la liste par défaut sans le supprimer, cochez Archiver sur sa fiche. Les factures et dossiers restent accessibles ; le client n'apparaît plus dans les sélecteurs de création.