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Clients & Sociétés

La page Clients regroupe les entités avec lesquelles vous travaillez. Un sélecteur en haut de page bascule entre deux répertoires :
  • Clients : vos clients, sociétés et particuliers, ainsi que les apporteurs d'affaires
  • Fournisseurs : ceux à qui vous payez des dépenses (tribunaux, experts, notaires…)
La création de clients est ouverte aux administrateurs et aux membres qui ont le droit Peut créer des clients.

Personnes morales et particuliers

Le profil juridique du client distingue :
  • Personne morale (sociétés, associations…) : avec numéro de TVA intracommunautaire et SIREN
  • Particulier : un client non professionnel
Cette distinction compte pour la facturation : les mentions légales et les scénarios de TVA diffèrent.

Créer un client

Depuis Clients, cliquez sur Nouveau Client et renseignez les informations :
  • Nom ou raison sociale
  • Profil juridique du client
  • N° de TVA intracommunautaire, au format FR12345678901 en France : obligatoire pour facturer une personne morale
  • N° SIREN : 9 chiffres pour une société française, nécessaire à la facturation électronique
  • Adresse, ville, code postal, pays
  • Email, téléphone, site web

Vérification du numéro de TVA (VIES)

Pour un numéro de TVA intracommunautaire d'un pays de l'Union européenne, ouvrez la fiche du client en modification et cliquez sur Vérifier (VIES). Olia interroge la base VIES de la Commission européenne :
  • si le numéro est reconnu, la fiche indique Validé le … via VIES et le nom enregistré auprès de VIES, à comparer avec la raison sociale saisie ;
  • sinon, la raison est affichée : numéro non enregistré au VIES, format invalide, numéro non européen, ou service VIES indisponible (réessayez plus tard).
Un numéro non reconnu est signalé, sans blocage : la fiche reste enregistrée et la facturation reste possible. Vérifiez le numéro avant d'émettre une facture en autoliquidation : un numéro erroné vous expose à un redressement de TVA.

Détection des scénarios TVA UE

Olia analyse le pays et le profil du client pour déterminer le scénario TVA applicable à une facture :
  • B2B intra-UE : TVA non applicable, autoliquidation
  • B2C intra-UE : TVA française
  • Hors UE : TVA non applicable

Fiche client

En cliquant sur un client, vous retrouvez ses coordonnées, son adresse, ses informations détaillées et ses contacts, que vous pouvez compléter. Le bouton de modification ouvre la fiche complète, avec la vérification VIES.

Fusionner deux clients

Si vous avez créé par erreur deux fiches pour le même client, écrivez au support (hello@kema-studio.com) en indiquant les deux fiches concernées.