Olia

Factures

Le module Factures d'Olia permet de créer et de suivre des factures conformes à la réglementation française, ainsi que vos devis, notes de provision et avoirs.

Créer une facture

Une facture se crée depuis un dossier, par l'une de ces trois voies :
  • Depuis les temps : dans l'onglet Temps passés d'un dossier à l'heure, Générer la facture crée un brouillon à partir des temps validés (voir Feuilles d'heures).
  • Depuis les dépenses : dans l'onglet Dépenses, Refacturer au client crée une facture à partir des dépenses sélectionnées (voir Notes de frais).
  • Librement : dans l'onglet Factures du dossier, cliquez sur Créer une facture.
L'onglet Factures n'apparaît que si vous pouvez facturer sur le dossier (administrateur, responsable, ou contributeur avec le droit Peut facturer). Le module Factures de la barre latérale rassemble ensuite tous les documents du cabinet.
Renseignez :
  • Client : une personne morale ou physique de votre base (vous pouvez aussi la créer à la volée)
  • Conditions de paiement : pré-remplies avec celles du cabinet ; elles déterminent l'échéance
  • Lignes : description, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA. Vous pouvez aussi ajouter des sections et des lignes de description pour structurer la facture.
  • Notes
Olia calcule automatiquement le HT, la TVA et le TTC. Pour facturer une personne morale, son numéro de TVA doit être renseigné sur sa fiche client.
La facture est d'abord un brouillon, modifiable et supprimable. Le bouton Créer la facture l'émet : elle devient définitive et passe au statut Créée.

Régimes de TVA

Le régime de TVA du cabinet (défini dans Paramètres → Entreprise, informations fiscales) détermine comment la TVA est traitée :
  • Régime réel (TVA collectée) : TVA appliquée au taux choisi sur chaque ligne
  • Franchise en base de TVA : aucune TVA appliquée, mention légale automatique sur la facture (« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »)

TVA et scénarios européens

Olia détermine le scénario de TVA d'après le pays et le profil du client :
  • B2B intra-UE : TVA non applicable, autoliquidation par le preneur
  • B2C intra-UE : TVA française (règles habituelles)
  • Hors UE : TVA non applicable (art. 262 ter I CGI)
Le numéro de TVA intracommunautaire d'un client peut être vérifié auprès du service européen VIES avec le bouton Vérifier (VIES) de sa fiche (voir Clients & Sociétés). Un numéro non reconnu est signalé, sans bloquer la facturation : il vous appartient de le contrôler avant d'émettre une facture en autoliquidation.

Statuts de la facture

  • Brouillon : en cours d'édition, modifiable, non émise
  • Créée : émise et définitive, en attente de paiement
  • Payée : marquée comme encaissée
  • En retard : une facture Créée non payée dont l'échéance est passée. Ce n'est pas un statut enregistré : le retard est constaté à chaque consultation.
  • Annulée : annulée par un avoir
  • Rectifiée : remplacée par une facture rectificative

Marquer comme payée

Depuis la fiche d'une facture Créée, cliquez sur Marquer comme payée. La date du jour est enregistrée comme date de paiement. Olia ne détecte pas les paiements : une facture réglée reste à marquer manuellement.

Corriger ou annuler une facture émise

Une facture émise ne se modifie plus. Deux voies existent, depuis sa fiche :
  • Rectifier la facture (facture Créée ou Payée) : ouvre une facture rectificative pré-remplie, que vous ajustez. Elle porte la mention « Facture rectificative annulant et remplaçant la facture n° … du … », et l'originale passe au statut Rectifiée. Une facture ne peut être rectifiée qu'une fois.
  • Annuler la facture (facture Créée) : Annuler et générer l'avoir crée automatiquement un avoir du montant total de la facture, qui fait référence à l'originale ; celle-ci passe au statut Annulée. Un avoir ne peut pas être modifié.
Une facture en brouillon, elle, s'annule ou se supprime directement. Une facture importée ne peut pas être annulée.

Devis, provisions et factures importées

  • Devis : depuis l'onglet Factures d'un dossier, Créer un devis. Une fois émis avec Envoyer le devis, il peut être marqué Accepté ou Refusé, puis converti en facture s'il est accepté.
  • Notes de provision : Créer une provision demande un acompte au client. Une provision payée peut ensuite être déduite d'une facture du dossier (Appliquer la provision).
  • Factures importées : dans le module Factures, Importer une facture enregistre dans Olia une facture émise en dehors de l'application (PDF, client, montants), pour la suivre avec les autres.

Facturation électronique (Factur-X)

La France généralise la facturation électronique entre entreprises. Olia s'appuie sur Invopop, Plateforme Agréée immatriculée par la DGFiP, pour produire des factures conformes au format Factur-X.
Prérequis côté client :
  • Le client est une personne morale française
  • Son SIREN (9 chiffres) est renseigné sur sa fiche
  • Son adresse française est complète
Si un prérequis manque, Olia affiche un avertissement et propose de compléter la fiche client avant l'émission.

Exporter les factures

Depuis le module Factures, filtrez la liste si besoin puis cliquez sur Exporter : l'export porte sur les documents affichés. Vous obtenez une archive ZIP unique qui contient :
  • export.csv : la liste des documents pour votre comptable (numéro, type, statut, dates d'émission et d'échéance, dossier, client, devise, montants HT, TVA et TTC)
  • un dossier pdfs avec le PDF de chaque document
Un export porte sur 500 documents au plus.