Olia

Factures

Le module Factures d'Olia permet d'émettre, envoyer et suivre des factures conformes à la réglementation française et européenne.

Créer une facture

Deux points de départ :
  • Depuis un dossier — l'onglet Factures du dossier vous propose les heures et frais facturables déjà accumulés. C'est le mode le plus courant.
  • Depuis le module Factures — cliquez sur Nouvelle facture en haut à droite. Utile pour une facture ponctuelle sans dossier ou pour consolider plusieurs éléments d'un même client.
Renseignez :
  • Client — personne morale ou physique déjà en base (ou créez-la à la volée)
  • Dossier (facultatif) — pour rattacher la facture à une affaire
  • Date d'émission et échéance (calculée automatiquement d'après le délai de paiement par défaut)
  • Lignes — libellé, quantité, prix unitaire HT, TVA. Vous pouvez importer les feuilles d'heures et notes de frais du dossier ou ajouter des lignes libres.
  • Remise globale (facultatif)
Olia calcule automatiquement le HT, la TVA et le TTC en bas de facture.

Régimes fiscaux

Le régime fiscal du cabinet (défini dans Paramètres → Profil fiscal) détermine comment la TVA est traitée :
  • Régime normal — TVA appliquée au taux configuré (20 % en France par défaut, ajustable par ligne)
  • Franchise en base — aucune TVA appliquée, mention légale automatique sur la facture (« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »)

TVA et scénarios européens

Pour les clients personnes morales situés dans l'Union européenne, Olia détecte automatiquement le scénario TVA applicable :
  • B2B intra-UE — TVA non applicable, autoliquidation par le preneur (mention Autoliquidation ajoutée)
  • B2C intra-UE — TVA du pays du cabinet (règles habituelles)
  • Hors UE — TVA non applicable (exportation de services)
Le numéro de TVA intracommunautaire du client est validé automatiquement via le service européen VIES au moment de la création de la fiche client. Si le numéro est invalide, l'émission de facture B2B est bloquée avec un avertissement.

Statuts de la facture

Une facture évolue par statuts :
  • Brouillon — en cours d'édition, modifiable, non transmise
  • Émise — figée, envoyée au client, en attente de paiement
  • Payée — encaissée
  • En retard — non payée à l'échéance (calculée automatiquement d'après la date d'échéance)
  • Annulée — remplacée par un avoir

Envoyer une facture

Depuis la fiche d'une facture émise, cliquez sur Envoyer par email. Renseignez l'email du destinataire (pré-rempli avec celui du client si connu), personnalisez le message si besoin, et validez. La facture est envoyée avec le PDF en pièce jointe.

Marquer comme payée

Depuis la fiche facture, cliquez sur Marquer comme payée. Renseignez la date et le mode de paiement.

Facturation électronique 2026 (Factur-X)

À partir de 2026, la France impose la facturation électronique certifiée pour les transactions B2B. Olia intègre Invopop, plateforme certifiée européenne, pour générer des factures conformes au format Factur-X.
Prérequis côté client :
  • Le client est une personne morale française (avec SIREN)
  • Son SIREN (9 chiffres) est renseigné sur sa fiche
  • Son adresse française est complète
Si un ou plusieurs prérequis manquent, Olia affiche un avertissement à l'édition et propose de compléter la fiche client avant émission.
Une fois émise, la facture Factur-X est simultanément :
  • Téléchargeable en PDF (avec les données XML embarquées, invisibles pour l'humain)
  • Enregistrée sur la plateforme certifiée pour transmission automatique

Avoirs (notes de crédit)

Pour annuler ou corriger une facture émise, cliquez sur Créer un avoir depuis la facture concernée. Un avoir est un document distinct qui vient créditer le compte client.
Vous pouvez émettre un avoir total (annulation intégrale) ou partiel (correction d'une ligne).
L'avoir suit le même circuit que la facture (émission, envoi, comptabilisation).

Exporter les factures

Depuis le module Factures, cliquez sur Exporter :
  • CSV — liste des factures pour votre comptable (statuts, montants HT/TVA/TTC, dates)
  • ZIP — archive de tous les PDF d'une période donnée (utile pour bilan annuel)