Olia

Dossiers

Les dossiers (aussi appelés matières ou affaires) sont l'entité centrale d'Olia. Chaque dossier représente une affaire suivie pour un client : une consultation, un contentieux, une opération de M&A, etc.

Créer un dossier

Depuis la page Dossiers, cliquez sur Nouveau dossier.
Renseignez :
  • Intitulé — un nom court et lisible pour identifier l'affaire
  • Client — sélectionnez une société ou un particulier de votre base ; vous pouvez aussi créer un client à la volée
  • Catégorie — droit des affaires, droit pénal, droit de la famille, etc. (catégories personnalisables dans Paramètres → Catégories)
  • Avocat responsable (lead) — l'avocat principal en charge du dossier
  • Taux horaire du dossier (facultatif) — utilisé comme fallback si aucun taux spécifique n'est fixé sur les collaborateurs
Vous pouvez aussi renseigner un apporteur d'affaires (personne morale). La rétrocession d'honoraires versée à cet apporteur sera enregistrée comme une note de frais classique liée au dossier.

L'équipe du dossier

Un dossier peut être suivi par plusieurs avocats. Chaque personne assignée a un rôle :
  • Lead — l'avocat responsable du dossier ; peut facturer, ajouter des frais, changer l'équipe.
  • Collaborateur — accès configurable via deux permissions :
    • Peut facturer — autorise l'enregistrement de feuilles d'heures facturables sur le dossier
    • Peut ajouter des frais — autorise l'ajout de notes de frais liées au dossier
Chaque collaborateur peut avoir un taux horaire spécifique au dossier (par exemple pour un stagiaire à 80 €/h alors que son taux global est différent).
Pour gérer l'équipe, ouvrez la fiche du dossier et cliquez sur Équipe.

Priorité du taux horaire

Quand une entrée de temps est enregistrée, Olia calcule le montant facturable dans cet ordre :
  1. Taux spécifique à l'assigné sur ce dossier — priorité maximale
  1. Taux horaire par défaut de l'avocat (défini dans Paramètres → Équipe)
  1. Taux du dossier (fixé à la création du dossier)
Si aucun taux n'est trouvé, l'entrée est enregistrée sans montant facturable.

Convention d'honoraires

Olia génère une convention d'honoraires au format DOCX à partir d'un modèle personnalisable.
Depuis la fiche du dossier, cliquez sur Convention et choisissez le modèle applicable (au forfait, au temps passé, mixte…). Les informations du dossier (client, avocat responsable, taux) sont pré-remplies dans le document. Vous pouvez ajuster manuellement avant génération.
Le fichier généré est téléchargé au format .docx. Il vous reste à le finaliser dans votre traitement de texte et à le faire signer.
Les modèles de conventions sont gérés dans Paramètres → Modèles de conventions.

Les onglets d'un dossier

Une fois dans un dossier, plusieurs onglets structurent le travail :
  • Aperçu — informations générales, équipe, taux horaire par défaut
  • Feuilles d'heures — entrées de temps liées au dossier (avec filtres par avocat et période)
  • Notes de frais — dépenses associées
  • Factures — factures émises pour ce dossier

Le WIP (travail en cours)

L'onglet Aperçu ou le tableau de bord principal affiche le WIP du dossier : la somme des feuilles d'heures et des notes de frais facturables mais non encore facturées. C'est votre encours réel à un instant T.
Facturer les heures et frais du dossier transforme automatiquement le WIP en facture émise.

Clôturer un dossier

Une fois l'affaire terminée et toutes les factures encaissées, vous pouvez clôturer le dossier depuis sa fiche. Cela :
  • Le retire de la vue par défaut « Dossiers ouverts »
  • Le conserve dans les archives (accessibles via le filtre Statut → Clos)
  • Empêche l'ajout de nouvelles feuilles d'heures ou frais dessus (les factures restent modifiables)
Un dossier clos peut être ré-ouvert si besoin.