Olia

Dossiers

Les dossiers (aussi appelés matières ou affaires) sont l'entité centrale d'Olia. Chaque dossier représente une affaire suivie pour un client : une consultation, un contentieux, une opération de M&A, etc.

Créer un dossier

Depuis la page Dossiers, cliquez sur Nouveau dossier. La création est ouverte aux administrateurs et aux membres qui ont le droit Peut créer des dossiers.
Renseignez :
  • Nom (obligatoire) : un nom court et lisible pour identifier l'affaire
  • Client : une société ou un particulier de votre base
  • Description
  • Numéro de dossier : votre référence interne
  • Mode de facturation :
    • À l'heure : le temps passé est facturé selon le taux horaire
    • Au forfait : un montant fixe global pour le dossier, à renseigner dans Montant du forfait
  • Taux horaire (facultatif) : le taux du dossier ; pour un forfait, il sert à calculer la rentabilité
  • Catégorie : pour classer vos dossiers (catégories personnalisables dans Paramètres → Dossiers, factures et conventions → Catégories de dossiers)
  • Apporteur d'affaires : une société de votre base. Le montant de la rétrocession se saisit comme une dépense ordinaire du dossier.
La personne qui crée le dossier en devient automatiquement responsable.

L'équipe du dossier

Un dossier peut être suivi par plusieurs avocats. Chaque personne assignée a un rôle :
  • Responsable : gère le dossier et son équipe, valide les temps saisis, peut toujours facturer et ajouter des dépenses. Un dossier peut avoir plusieurs responsables et en garde toujours au moins un.
  • Contributeur : voit le dossier et peut y saisir du temps. Deux droits se règlent pour chaque contributeur :
    • Peut facturer : autorise à créer des factures, devis et provisions sur le dossier
    • Peut ajouter des dépenses : autorise à saisir des dépenses (notes de frais, débours) sur le dossier
Un membre non assigné ne voit pas le dossier, sauf s'il est administrateur du cabinet.
Chaque personne assignée peut avoir un taux horaire propre au dossier. Il est pré-rempli avec le taux par défaut du membre (Paramètres → Équipe) et ne vaut que pour ce dossier.
Pour gérer l'équipe, ouvrez la fiche du dossier et cliquez sur Équipe. Les administrateurs et les responsables du dossier peuvent ajouter des contributeurs, désigner d'autres responsables et retirer des membres.

Taux horaire : valorisation et facturation

Olia distingue deux moments.
1. La valorisation d'un temps saisi. Quand un temps est enregistré, son taux est déterminé dans cet ordre :
  1. le taux saisi sur l'entrée par un administrateur ou un responsable du dossier (les autres membres ne peuvent pas modifier le taux) ;
  1. sinon, le taux de l'avocat sur ce dossier (équipe du dossier) ;
  1. sinon, le taux par défaut de l'avocat (Paramètres → Équipe) ;
  1. sinon, le taux horaire du dossier.
Si aucun taux n'est trouvé, le temps est enregistré sans montant. Ce montant (durée × taux) alimente le travail non facturé du tableau de bord et le calcul de rentabilité.
2. La facture générée depuis les temps. Sur un dossier À l'heure, le bouton Générer la facture de l'onglet Temps passés crée une facture en brouillon avec une ligne par temps validé, au taux horaire du dossier (et non au taux de valorisation de chaque entrée), avec le taux de TVA par défaut du cabinet et une échéance à 30 jours. Relisez et ajustez le brouillon avant de le créer définitivement. Cette génération n'existe pas pour un dossier au forfait.

Convention d'honoraires

Olia génère une convention d'honoraires à partir d'une bibliothèque de clauses rédigées pour la profession.
Depuis la fiche du dossier, ouvrez Convention d'honoraires. L'assistant est pré-rempli à partir du dossier et de la fiche client, et vous guide sur :
  • la confirmation du dossier et du client (les informations manquantes peuvent être complétées sur place) ;
  • le mode de rémunération : Temps passé ou Forfait ;
  • le paramétrage des honoraires : taux ou montant, unité de temps facturable, périodicité de facturation ;
  • les clauses optionnelles à inclure (intérêts de retard, indemnité forfaitaire de 40 €, suspension de mission, provision, budget estimatif, limitation des itérations, etc.) ;
  • l'aperçu de la convention, puis la génération au format DOCX (éditable) ou PDF.
Les valeurs proposées par défaut (taux, unité de temps, périodicité, échéance, clauses pré-cochées, contact RGPD) se règlent dans Paramètres → Dossiers, factures et conventions → Convention d'honoraires, et l'apparence du document (couleur, police, logo, marges, en-tête et pied de page) dans le style des conventions.
Il n'y a pas de modèle DOCX à importer : la convention est assemblée à partir de la bibliothèque de clauses. Relisez-la intégralement avant de la transmettre au client. La génération est impossible sur un dossier terminé ou archivé.

Les onglets d'un dossier

La fiche d'un dossier présente sur le côté le client, le mode de facturation, les provisions et devis émis, les montants facturés et, pour un forfait, la rentabilité. Les onglets structurent le travail :
  • Temps passés : les temps saisis sur le dossier, leur validation et la génération de facture
  • Factures : factures, devis et provisions du dossier (visible si vous pouvez facturer sur le dossier)
  • Dépenses : dépenses associées, et refacturation au client (visible si vous pouvez ajouter des dépenses)
  • Documents : les pièces du dossier. Téléversez vos fichiers (PDF, Word, Excel, PowerPoint, images, etc.) jusqu'à 50 Mo par fichier.

Le travail non facturé

Le tableau de bord affiche le travail non facturé (WIP) : la valeur des temps saisis qui ne sont pas encore rattachés à une facture, au total et par dossier. C'est votre encours à un instant T.

Statuts d'un dossier

Un dossier a l'un de ces statuts :
  • En cours : le statut à la création
  • Terminé : le bouton Clôturer le dossier de la fiche le passe à ce statut. Vous pouvez toujours le consulter, et le réouvrir si nécessaire.
  • Archivé : se choisit dans la fenêtre de modification du dossier
La modification, la clôture et la réouverture d'un dossier sont réservées aux administrateurs et aux responsables du dossier qui ont le droit Peut créer des dossiers.