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Notes de frais

Le module Dépenses permet d'enregistrer les charges liées à vos dossiers ou au cabinet : frais à refacturer au client, débours, charges internes, et rétrocessions d'honoraires vers un apporteur d'affaires.

Saisir une dépense

Depuis le module Dépenses, cliquez sur Ajouter une dépense. Vous pouvez aussi ajouter une dépense depuis l'onglet Dépenses d'un dossier (si vous avez le droit d'y ajouter des dépenses) : elle est alors rattachée au dossier.
Renseignez :
  • Fournisseur (obligatoire) : à qui vous avez payé (tribunal, expert, notaire…)
  • Référence : par exemple le numéro de la facture du fournisseur
  • Description
  • Catégorie : texte libre (frais de justice, expert, traduction…)
  • Montant HT, taux de TVA et devise
  • Date et, si besoin, date d'échéance
  • Statut : Reçue, Validée ou Payée
  • Dossier (facultatif) : vous pouvez rattacher la dépense plus tard
  • Document PDF : le justificatif, en PDF uniquement, 10 Mo au plus

Débours

Cochez Marquer comme débour pour une somme avancée pour le compte du client et refacturée à l'euro près, sans marge ni TVA (art. 267-II-2° CGI). Dans ce cas :
  • la TVA est forcée à 0 ;
  • le justificatif PDF est obligatoire.
Une dépense non cochée est une dépense ordinaire : refacturable au client avec TVA, ou simple charge interne du cabinet si vous ne la refacturez pas.

Rétrocession à un apporteur

Si vous avez renseigné un apporteur d'affaires sur un dossier, la rétrocession qui lui est due se saisit comme une dépense ordinaire du dossier, avec l'apporteur comme fournisseur. Elle est comptée dans les dépenses du dossier (et dans la rentabilité d'un forfait) ; ne la refacturez pas au client.

Importer un justificatif PDF

Olia peut lire un justificatif et pré-remplir la dépense.
Depuis Dépenses, cliquez sur Importer un PDF et déposez le fichier (PDF uniquement, 10 Mo au plus). Le texte du document est lu par OCR par Mistral AI ; l'extraction des champs (fournisseur, date, référence, montants HT et TVA) est réalisée ensuite par Olia. Si le fournisseur n'existe pas encore dans votre base, Olia propose de le créer avec les informations détectées.
Vérifiez et corrigez les champs avant de valider. Si le PDF ne peut pas être lu automatiquement, remplissez les champs à la main.
La lecture OCR passe par un canal Zero Data Retention : les fichiers ne sont pas conservés par Mistral AI ni utilisés pour entraîner un modèle.

Refacturer les dépenses

Dans l'onglet Dépenses d'un dossier qui a un client, cliquez sur Refacturer au client, sélectionnez les dépenses à inclure et créez la facture :
  • chaque dépense devient une ligne de facture ;
  • les débours sont facturés sans TVA, et la mention légale correspondante est ajoutée automatiquement à la facture ;
  • les autres dépenses reçoivent le taux de TVA choisi ;
  • l'échéance est fixée à 30 jours.

Export

Depuis le module Dépenses, filtrez la liste si besoin (dossier, fournisseur, période) puis cliquez sur Exporter. Vous obtenez une archive ZIP qui contient export.csv (la liste des dépenses) et les justificatifs PDF, pour votre comptable.