Olia

Notes de frais

Le module Dépenses permet d'enregistrer toutes les charges liées à vos dossiers : frais refacturables au client (débours), charges internes du cabinet, et rétrocessions d'honoraires vers un apporteur d'affaires.

Types de dépenses

Olia distingue trois types :
  • Refacturable (débours) — à répercuter sur le client via une facture ; apparaît comme une ligne distincte sur la facture émise
  • Interne — charge du cabinet non refacturée (fournitures, abonnements, formation…). Utile pour le suivi analytique et la comptabilité.
  • Rétrocession d'apporteur — commission versée à un apporteur d'affaires. Enregistrée comme une dépense classique liée au dossier, avec l'apporteur comme fournisseur.

Saisir une dépense

Depuis le module Dépenses, cliquez sur Nouvelle dépense. Vous pouvez aussi ajouter une dépense directement depuis un dossier (elle sera pré-remplie avec le dossier associé).
Renseignez :
  • Date de la dépense
  • Dossier associé (facultatif) — obligatoire si la dépense est refacturable
  • Type — refacturable / interne / rétrocession
  • Catégorie — copies, déplacements, huissier, expertises… (catégories personnalisables dans Paramètres → Catégories)
  • Fournisseur — la société ou personne à qui vous avez payé
  • Montant HT / TVA / TTC — pré-rempli si vous avez importé un PDF
  • Description — détail visible sur la facture client si refacturable
  • Justificatif — upload du PDF ou de la photo du justificatif

Import PDF avec extraction automatique

Olia peut lire un justificatif PDF et pré-remplir la dépense automatiquement grâce à l'IA (via Mistral AI, avec zéro rétention des données).
Depuis Dépenses, cliquez sur Importer un PDF, déposez le fichier ; Olia extrait :
  • Le fournisseur (nom, SIREN si détecté)
  • La date de facture
  • Les montants (HT, TVA, TTC)
  • Éventuellement les lignes de détail
Vous pouvez ajuster manuellement les champs mal reconnus avant validation.
Les fichiers importés ne sont pas conservés par le fournisseur d'IA. Olia utilise un canal Zero Data Retention.

Refacturer les dépenses

Les dépenses refacturables et non refacturées apparaissent dans le WIP du dossier associé.
Lors de la création d'une facture depuis un dossier, elles vous sont proposées à côté des feuilles d'heures. Sélectionnez celles à inclure, elles deviennent des lignes de facture.

Rétrocession à un apporteur

Si vous avez renseigné un apporteur d'affaires sur un dossier, vous pouvez y enregistrer une dépense de rétrocession :
  • Type : Rétrocession
  • Fournisseur : l'apporteur (déjà pré-rempli si vous l'avez saisi sur le dossier)
  • Montant : à convenir dans votre convention avec l'apporteur (souvent un pourcentage du HT facturé)
La rétrocession est traitée comme une charge classique. Elle n'apparaît pas sur la facture client.

Export

Depuis le module Dépenses, exportez :
  • CSV — liste des dépenses filtrée par période, dossier ou catégorie
  • ZIP — archive des justificatifs PDF pour votre comptable