Olia

FAQ / Support

Réponses aux questions les plus fréquentes. Si vous ne trouvez pas votre réponse, utilisez Aide → Contacter le support depuis l'application (chat avec l'équipe, réponse dans l'application et par e-mail) ou écrivez à hello@kema-studio.com.

Compte et connexion

J'ai oublié mon mot de passe

Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ? et suivez la procédure. Un email vous est envoyé avec un lien de réinitialisation valable 1 heure.

Je n'arrive pas à me connecter alors que mon mot de passe est bon

Vérifiez que :
  • Vous utilisez la bonne adresse email (celle qui a servi à créer votre compte)
  • Vous avez cliqué sur le lien de validation reçu à l'inscription (sans ça le compte reste inactif)
  • Votre email n'a pas été mal orthographié à l'inscription : contactez le support si c'est le cas

Puis-je appartenir à plusieurs cabinets ?

Oui. Si vous êtes invité·e dans plusieurs cabinets avec le même email, vous pouvez basculer de l'un à l'autre via le sélecteur en bas de la barre latérale.

Facturation client

Comment transmettre une facture à mon client ?

Olia n'envoie pas les factures par e-mail. Depuis la fiche de la facture, cliquez sur Télécharger le PDF et transmettez le fichier à votre client par le canal de votre choix.

Le client conteste le montant TTC affiché

Vérifiez :
  • Le régime de TVA du cabinet (régime réel ou franchise en base) dans Paramètres → Entreprise, informations fiscales
  • La TVA appliquée à chaque ligne (visible sur la fiche facture)
  • Le pays et le profil du client (une facture B2B intra-UE est en autoliquidation, sans TVA)
Si la facture est déjà émise et doit être corrigée, utilisez Rectifier la facture (voir la question suivante).

Puis-je modifier une facture émise ?

Non : c'est une contrainte comptable. Depuis la fiche de la facture, deux voies existent :
  • Rectifier la facture : une facture rectificative, pré-remplie, annule et remplace l'originale, qui passe au statut Rectifiée ;
  • Annuler la facture : un avoir du montant total est généré automatiquement, et l'originale passe au statut Annulée.
Une facture encore en brouillon, elle, reste modifiable.

La date d'échéance ne correspond pas à mon délai de paiement

Vérifiez les conditions de paiement par défaut dans Paramètres → Entreprise, informations fiscales. Vous pouvez aussi les changer sur chaque facture tant qu'elle est en brouillon. Une facture générée depuis les temps ou les dépenses d'un dossier a une échéance à 30 jours, modifiable de la même façon.

Facturation électronique 2026 (Factur-X)

Suis-je concerné·e par la facturation électronique ?

Oui. La réception de factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises, y compris les avocats indépendants et les petits cabinets, dès le 1er septembre 2026. L'émission de factures électroniques devient obligatoire pour les TPE, PME, micro-entreprises et indépendants au 1er septembre 2027 (dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI). Vos factures aux personnes morales (B2B) relèvent de l'e-invoicing ; vos factures aux particuliers (B2C) relèvent de l'e-reporting : vous êtes donc concerné·e dans les deux cas.

Que dois-je faire pour être prêt·e ?

Renseigner le SIREN de chacun de vos clients personnes morales sur leur fiche client. Sans SIREN, l'émission Factur-X est bloquée avec un avertissement.

La facture Factur-X est-elle acceptée par tous les logiciels comptables ?

Le format Factur-X (PDF/A-3 avec XML embarqué) est un format structuré conforme à la réforme (aux côtés d'UBL et CII). Pour la facturation électronique B2B, les factures transitent obligatoirement par une Plateforme Agréée (PA) immatriculée par la DGFiP, reliée au Portail Public de Facturation (PPF). Olia est adossé à Invopop, Plateforme Agréée immatriculée par la DGFiP.

Notes de frais et OCR

Quels formats de justificatif Olia peut-il lire ?

Le PDF uniquement, jusqu'à 10 Mo par fichier, pour l'import comme pour le justificatif joint à une dépense.

Mes données de justificatif sont-elles envoyées à un tiers ?

Pour l'import d'un justificatif, le texte du PDF est lu par OCR par Mistral AI ; l'extraction des champs est ensuite réalisée par Olia. Le canal utilisé est Zero Data Retention : les fichiers ne sont pas conservés par Mistral AI, ni utilisés pour entraîner un modèle.

Abonnement Olia

Combien coûte Olia ?

Pendant l'essai gratuit de 30 jours, tout est ouvert (aucun moyen de paiement demandé). Passé ce délai, l'accès est bloqué automatiquement jusqu'à souscription d'un Abonnement au tarif de 24,90 € HT par utilisateur et par mois. Voir les CGV pour le détail (TVA applicable, autoliquidation UE, guichet OSS).

Puis-je souscrire avant la fin de l'essai ?

Oui, depuis Paramètres, section Facturation. Les jours d'essai restants sont reportés : le premier prélèvement a lieu à la fin de l'essai, pas le jour de la souscription.

Comment le tarif s'applique-t-il si j'ai plusieurs espaces ?

L'abonnement est propre à chaque espace de travail : chaque espace est facturé au nombre de ses utilisateurs. Si vous appartenez à deux structures (votre société d'exercice et une société de moyens, par exemple), chacune a son propre abonnement.
À l'intérieur d'un espace, un siège est ajouté dès qu'une invitation est acceptée, et facturé au prorata de la période en cours.

Mon dernier paiement a échoué, que se passe-t-il ?

L'accès aux fonctionnalités du cabinet est suspendu jusqu'à la régularisation du paiement. Un écran Votre dernier paiement n'est pas passé remplace les pages du produit, avec un bouton Mettre à jour le moyen de paiement qui ouvre le portail de facturation Stripe.
Il ne s'agit pas d'une invitation à souscrire : votre abonnement existe toujours, seul le paiement doit être régularisé. La page Paramètres reste accessible, et l'accès est rétabli dès que le paiement aboutit.

Puis-je annuler à tout moment ?

Oui : le portail Stripe intégré permet la résiliation en un clic. Votre abonnement reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée (aucun débit ne sera effectué à l'échéance suivante). Un bandeau indique la date de fin dans Paramètres, section Facturation.

Que se passe-t-il après la fin de la période ?

Vos données sont conservées pendant 30 jours après la résiliation pour vous permettre de les exporter (archives ZIP des factures et des dépenses, avec leur fichier CSV et leurs PDF). Passé ce délai, elles sont supprimées, à l'exception des données de facturation Olia conservées 10 ans au titre des obligations comptables portugaises (Código do IVA, régime SAF-T).

Puis-je réactiver mon abonnement avant la fin de la période ?

Oui : tant que la période payée n'est pas terminée, vous pouvez annuler la résiliation en un clic depuis le portail Stripe (bouton Renew subscription). Votre abonnement continue sans interruption.

Comment récupérer mes données ?

Vous pouvez exporter vous-même vos données comptables, à tout moment :
  • Factures : depuis le module Factures, Exporter produit une archive ZIP avec export.csv et le PDF de chaque document (500 documents au plus par export).
  • Dépenses : depuis le module Dépenses, Exporter produit une archive ZIP avec export.csv et les justificatifs PDF.
  • Temps passés : depuis l'onglet Temps passés d'un dossier, Exporter en CSV ou en PDF.
Pour toute autre donnée, écrivez à hello@kema-studio.com en précisant votre demande. Pour exercer vos droits au titre du RGPD (accès, portabilité, effacement), écrivez au DPO : raphael@kema-studio.com.

Bug, remontée, suggestion

Le plus simple : dans l'application, ouvrez Aide (barre latérale ou bouton flottant en bas à droite) puis Contacter le support. Vous pouvez aussi écrire à hello@kema-studio.com avec :
  • Une description de ce qu'il s'est passé
  • Ce que vous attendiez à la place
  • Si possible, une capture d'écran
  • Votre navigateur et système d'exploitation (utile pour les bugs d'affichage)
Toutes les remontées sont lues.