Olia

Paramètres

La page Paramètres rassemble la configuration de votre cabinet, de votre équipe et de l'application. Elle est organisée en six sections, précédées pour les administrateurs de la carte Connecteur IA (Claude, ChatGPT). Les administrateurs du cabinet voient toutes les sections ; les membres voient leur profil et les sections Parrainage et Application.

Connecteur IA (Claude, ChatGPT)

Réservée aux administrateurs. En tête de la page, la carte de l'option qui permet de piloter Olia depuis Claude ou ChatGPT : son état (inclus dans l'essai, actif, non activé, paiement en échec, suspendu), le bouton Activer l'option ou Gérer l'option (si le cabinet a gagné des mois offerts grâce au parrainage, le bouton devient Activer avec 3 mois offerts, voir Parrainage), et un mode d'emploi en trois étapes : chercher « Olia » dans les connecteurs de votre assistant, cliquer sur Connecter puis vous connecter avec votre compte Olia, et faire un premier essai. Le détail est dans le tutoriel Connecteur IA : brancher Claude ou ChatGPT sur Olia.

Entreprise

Informations de votre cabinet et profil utilisateur.
  • Profil Utilisateur (tous) : votre nom et votre adresse email, affichés pour information.
  • Logo (administrateurs) : utilisé sur les factures et les conventions d'honoraires.
  • Informations fiscales de l'entreprise (administrateurs) : les mentions requises pour générer des factures conformes.
    • Raison sociale (obligatoire)
    • Pays fiscal (obligatoire) : la France uniquement pour le moment
    • N° de TVA intracommunautaire (obligatoire)
    • Adresse, ville, code postal, email de facturation
    • Forme juridique
    • Régime de TVA : Régime réel (TVA collectée) ou Franchise en base de TVA (mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ajoutée automatiquement)
    • Capital social, SIREN / SIRET, ville RCS
    • Conditions de paiement par défaut (Net 15, Net 30, Net 60, Net 90, Dû à réception)

Équipe

Réservée aux administrateurs. Paramètres → Équipe gère les membres et les invitations du cabinet.
  • Membres : nom, email, rôle, taux par défaut et statut (actif ou en attente) de chaque membre.
  • Rôle : Admin (voit tous les dossiers, gère les membres) ou Membre (ne voit que les dossiers qui lui sont assignés). Le cabinet garde toujours au moins un administrateur, et vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle.
  • Droits : Peut créer des dossiers et Peut créer des clients (les administrateurs les ont toujours).
  • Taux par défaut : le taux horaire du membre, repris lors de ses affectations aux dossiers.
  • Inviter un membre : la personne reçoit un email avec un lien pour rejoindre le cabinet. Un siège supplémentaire est facturé dès l'acceptation, au prorata du cycle en cours.
  • Invitations en attente : les invitations envoyées et pas encore acceptées, que vous pouvez révoquer.
  • Retirer du cabinet : le membre perd l'accès au cabinet. Vous ne pouvez pas vous retirer vous-même ni retirer le dernier administrateur.

Parrainage

Pour tous les utilisateurs. La carte Parrainer un confrère donne le lien de parrainage du cabinet, la liste de vos filleuls et vos mois d'option IA offerts. Le détail est dans la page Parrainage.

Dossiers, factures et conventions

Réservée aux administrateurs.
  • Catégories de dossiers : créez vos catégories (droit des affaires, droit pénal, droit de la famille…), chacune avec une couleur. Elles servent aux répartitions du tableau de bord et aux badges.
  • Apparence des factures : mise en page, couleur, police et champs affichés sur vos factures.
  • Convention d'honoraires : les préférences par défaut du générateur de conventions (taux horaires, unité de temps facturable, périodicité de facturation, échéance, clauses optionnelles pré-cochées, contact RGPD), et le style des conventions (couleur, police, logo, marges, en-tête et pied de page).

Application

Pour tous les utilisateurs. Apparence et langue.
  • Apparence : mode clair, sombre ou système.
  • Langue de l'interface : français, anglais, espagnol, italien ou portugais.

Facturation

Réservée aux administrateurs. Votre abonnement à Olia.
  • Essai gratuit : 30 jours, avec le décompte des jours restants et la date de fin.
  • Plan Pro : facturé au siège, par utilisateur et par mois. Le total s'ajuste automatiquement quand un membre rejoint ou quitte l'équipe, avec proratisation sur la prochaine facture.
  • Passer au Pro : vous pouvez souscrire pendant l'essai. Les jours d'essai restants sont reportés sur l'abonnement : le premier prélèvement a lieu à la fin de l'essai, pas le jour de la souscription.
  • Gérer l'abonnement : moyen de paiement, factures d'abonnement et résiliation, via le portail Stripe.
Si un paiement échoue, l'accès aux fonctionnalités du cabinet est suspendu jusqu'à sa régularisation : un écran Votre dernier paiement n'est pas passé propose Mettre à jour le moyen de paiement, qui ouvre le portail Stripe. La page Paramètres reste accessible pendant ce temps, et l'accès est rétabli dès que le paiement aboutit.