Vous utilisez aujourd'hui un autre logiciel de gestion de cabinet (Nemitis, SECIB, Kleos, Jarvis Legal, Diapaz, LegalProd) ou des tableaux Excel ? Vous n'avez rien à ressaisir : l'équipe Olia reprend vos données à partir de l'export de votre logiciel.
Le principe
La migration est offerte, quel que soit le logiciel que vous quittez. Vous ne payez que votre abonnement Olia, après l'essai gratuit de 30 jours.
Ce qui est repris
- les clients et contacts, personnes et sociétés ;
- les dossiers, avec leur client et leur mode de facturation ;
- les temps passés non encore facturés ;
- l'historique des factures, en archive (liste et PDF) : les nouvelles factures sont ensuite émises par Olia ;
- les pièces des dossiers, selon le logiciel (voir « Selon votre logiciel » ci-dessous).
Les 4 étapes
- Vous exportez vos données depuis votre logiciel, ou vous demandez l'export à votre éditeur, puis vous les déposez dans Olia, dans Paramètres → Migration depuis un autre logiciel (voir « Déposer vos fichiers » ci-dessous). L'équipe vous dit quoi demander.
- L'équipe reprend tout dans Olia et vous signale ce qui manque ou ne se reprend pas.
- Vous vérifiez ensemble : un point avec l'équipe sur votre cabinet dans Olia.
- Vous basculez quand vous êtes prêt. Votre ancien logiciel reste utilisable pendant la reprise.
Déposer vos fichiers
Les fichiers se déposent dans Olia, dans Paramètres, carte Migration depuis un autre logiciel. Seuls les administrateurs du cabinet voient cette page.
- Cliquez sur Choisir des fichiers : vous pouvez en envoyer plusieurs à la fois, 50 Mo au plus par fichier. Au-delà, découpez votre archive en plusieurs fichiers.
- La page liste les fichiers déposés, avec pour chacun sa taille, sa date de dépôt et sa date de suppression automatique. L'icône corbeille supprime un fichier.
- L'équipe est prévenue automatiquement à chaque dépôt et revient vers vous avec une date de reprise.
Quoi déposer :
- les exports de votre logiciel : clients, contacts, dossiers, temps et factures (Excel, CSV ou PDF) ;
- pour Nemitis, l'export Excel du menu Admin, puis Export ; vos pièces peuvent rester dans votre OneDrive, ou être déposées en archive ZIP pour les retrouver dans Olia ;
- pour SECIB, Kleos, Jarvis Legal, Diapaz et LegalProd, l'export complet remis par votre éditeur ;
- pour Excel ou Word, vos fichiers tels quels.
Selon votre logiciel
Nemitis
Vous exportez vous-même vos clients, dossiers, temps et factures en Excel, depuis le menu Admin, puis Export. Vos pièces sont déjà dans le OneDrive du cabinet : elles peuvent y rester, ou, à votre choix, être déposées en archive ZIP pour les retrouver dans les dossiers Olia.
SECIB
L'export complet se demande au support de l'éditeur. L'équipe vous aide à formuler la demande.
Kleos, Jarvis Legal, Diapaz, LegalProd
Demandez l'export complet à votre éditeur, ou exportez ce que le logiciel propose. L'équipe reprend ce qui est exploitable.
Excel, Word, tableaux maison
Déposez vos fichiers tels quels.
Délai
Le délai dépend de l'export de votre logiciel. Dès le dépôt de vos fichiers, l'équipe est prévenue et vous donne une date de reprise.
Vos données
Vos fichiers ne servent qu'à la reprise dans l'espace Olia de votre cabinet. Ils restent hébergés dans l'Union européenne, avec les autres données Olia du cabinet, et sont supprimés une fois la reprise vérifiée avec vous, au plus tard 30 jours après leur dépôt.
Vos pièces et le connecteur IA
Vos pièces peuvent rester dans OneDrive, Google Drive ou Dropbox. Avec le connecteur IA, Claude ou ChatGPT travaille avec Olia et avec votre Drive dans la même conversation, et peut ranger une pièce du Drive dans le bon dossier Olia à votre demande : l'assistant vous prépare le fichier, puis vous le choisissez dans l'encart Ajouter des documents qui s'ouvre dans la conversation.
Le branchement, le tarif de l'option et la sécurité sont détaillés dans le tutoriel Connecteur IA : brancher Claude ou ChatGPT sur Olia.
Demander votre migration
Pour lancer la migration, déposez vos fichiers dans Paramètres → Migration depuis un autre logiciel : l'équipe est prévenue automatiquement. Les fichiers se déposent dans Olia, jamais par mail : n'envoyez pas vos exports en pièce jointe.
Pour poser vos questions avant de vous lancer :
- écrivez à hello@kema-studio.com, avec l'objet « Migration vers Olia » ;
- ou réservez une démo : app.lemcal.com/@raphael-kema-studio/demo-olia.
La migration est aussi présentée sur le site d'Olia : olia-app.fr/migration.
Une question sur la migration ? Écrivez à hello@kema-studio.com.